Виллы для корпоративных выездных мероприятий на Koh Samui: выездные мероприятия с содержанием

Корпоративный выездной семинар — это совсем не то же самое, что отпуск. Дни четко расписаны, звонки домой — это реальность, Wi-Fi должен работать без сбоев в 16:00 в четверг, а финансовый отдел в конце мероприятия должен получить четкий счет. Koh Samui удивительно хорошо подходит для этого — но только если вилла выбирается с учетом требований задания, а не по брошюре.

Данное руководство представляет собой версию нашего более обширного руководства по групповым выездным мероприятиям, предназначенную специально для корпоративных выездных мероприятий. В то время как в том руководстве рассматриваются поездки с друзьями, йога-ретриты и оздоровительные недели, данное руководство предназначено для руководящих команд, продуктовых команд и выездных мероприятий высшего руководства, которым необходимо, чтобы вилла на неделю превратилась во временную штаб-квартиру.

Почему Koh Samui подходит для удаленной работы

Три фактора делают этот остров привлекательным местом для проведения выездных мероприятий для команд, прилетающих из Европы, стран Персидского залива или Азии.

1. Прямые рейсы в небольшой, спокойный аэропорт — большинство команд проходят паспортный контроль за двадцать минут и добираются до виллы в течение часа. Варианты маршрутов см. в нашем руководстве по авиамаршрутам.
2. Обширный выбор просторных частных вилл с полноценными павильонами под открытым небом — именно такие помещения, которые, достаточно лишь поменять расположение стола, превращаются в полноценный зал для заседаний.
3. Налаженная сеть местных поставщиков — повара, водители, специалисты по аудиовизуальному оборудованию, координаторы, фотографы — практически все они владеют английским языком и имеют опыт работы с международными командами.

Здесь вы не найдете той отлаженной фирменной конференц-инфраструктуры, которая характерна для городских отелей. Но для недели, посвященной сосредоточенной работе, это и есть главное преимущество, а не недостаток.

Чем отличается вилла, готовая к проживанию за пределами курорта

Виллы, которые действительно подходят для проведения корпоративных мероприятий, обладают рядом общих характеристик. Когда мы составляем короткий список вариантов для команды, перед составлением предложения мы направляем владельцам объектов следующие вопросы в письменном виде.

• Место для встреч — крытый павильон под открытым небом или большой крытый зал, где вся команда сможет разместиться за одним столом, с розетками вдоль стола и стеной для установки экрана или проектора.
• Интернет — Оптоволоконное подключение бизнес-класса со скоростью 300 Мбит/с или выше, сеть Wi-Fi с ячеистой архитектурой на всей территории объекта, документально подтвержденный резервный канал связи 4G или 5G, а также ИБП, подключенный к маршрутизатору. Требования должны быть подтверждены в письменной форме, а не подразумеваться.
• Тихие спальни для ранних телефонных переговоров — Как минимум два люкса, в которых руководитель высшего звена сможет провести телефонную конференцию с Европой в 6 утра, не мешая остальным жильцам дома.
• Кондиционированное помещение для работы в малых группах — Помещение, в котором в течение всего дня поддерживается прохлада и где можно работать в малых группах, когда в павильоне становится слишком светло.
• Производительность кухни — Команда способна обеспечить трехразовое питание в течение рабочего дня для всей группы, при этом кухня не станет «узким местом».
• Сотрудники, у которых уже был подобный опыт — Менеджер виллы, который ранее принимал выездные мероприятия, понимает разницу между ритмом отдыха и ритмом работы. И это видно.

Что касается общей картины инфраструктуры, в нашем руководстве по Wi-Fi и цифровым кочевникам более подробно рассказывается о том, что на практике означает «надежный» на острове.

Планирование недели

Вилла, расположенная за пределами основной территории, как правило, функционирует лучше, когда день четко структурирован. Схема, которая, как мы заметили, чаще всего приносит результаты, выглядит следующим образом.

• Рабочий блок с середины утра до начала второго полудня в павильоне: кофемашина включена, а на столе подается легкий обед, чтобы избежать послеобеденного спада сил.
• Перерыв в начале второй половины дня — бассейн, пляж, небольшая прогулка — чтобы это было по-настоящему отдыхом, а не просто плавным продолжением встречи.
• Более короткий второй рабочий блок во второй половине дня, предназначенный для обобщения результатов, принятия решений и подготовки к следующему дню.
• Групповой ужин либо на вилле в присутствии шеф-повара, либо в одном из нескольких ресторанов, которые бронирует менеджер виллы и куда он отвозит команду на машине.

Один или два вечера обычно намеренно оставляют без конкретных планов. Смысл в том, чтобы собрать команду на вилле, а не в конференц-зале, заключается в том, что самые важные беседы чаще всего происходят на террасе у бассейна после ужина, а не в рамках официальной повестки дня.

Кейтеринг, аудиовизуальное оборудование и вопросы, которые задают из финансового отдела

Три оперативные аспекта вызывают больше трений, чем любой из стратегических, и все три можно решить заранее.

• Питание — Завтрак включен в стоимость проживания на всех виллах из нашей коллекции. Что касается рабочих обедов, мы согласовываем меню до прибытия гостей, чтобы кухня могла заранее закупить необходимые продукты — легкие блюда, много фруктов и воды, а также эспрессо в неограниченном количестве. Ужины могут готовиться на вилле собственным персоналом, а на один или два вечера, если группа пожелает провести более торжественный вечер, можно пригласить гостевого шеф-повара.
• AV — Установленный экран или проектор, надежный кабель HDMI, небольшая звуковая система для выступления в формате «кеynote», флипчарт и маркеры, а также принтер с бумагой, если команда по-прежнему работает с бумажными документами. Ничто из перечисленного не является чем-то необычным на острове, но об этом нужно оговориться заранее, а не полагаться на то, что это само собой разумеется.
• Выставление счетов и НДС — Большинство вилл из нашего каталога выставляют счета через тайскую компанию и могут предоставить налоговую накладную с указанием названия компании, юридического адреса и налогового идентификационного номера. Для головных офисов в Европе или Великобритании мы оформляем документацию таким образом, чтобы финансовый отдел мог обработать её без дополнительных согласований. Валюта и способ оплаты подтверждаются в письменной форме до внесения залога.

Какие виллы из нашей коллекции подходят лучше всего

При составлении короткого списка мест для выездных мероприятий с участием примерно от 8 до 16 человек чаще всего выделяются три основных критерия.

• Paradise Villa Elysium — просторный павильон открытой планировки, который легко трансформируется в конференц-зал, большое количество спален для руководящего состава, стабильный интернет и менеджер, у которого уже был опыт организации многодневных выездных мероприятий.
• Sky Dream Villa — возвышенное расположение с отличной акустикой для видеозвонков, крытая обеденная зона, которая также служит местом для встреч, и тихие апартаменты, хорошо отделенные от основного жилого блока.
• Paradise Villa Eden — более спокойная и сдержанная планировка, подходящая для небольшой группы руководителей из 8–10 человек, с кухней, где можно с комфортом готовить три полноценных приема пищи в день.

Если численность вашей команды составляет от 16 до 20 человек, мы обычно предлагаем разместиться в двух соседних виллах, одну из которых можно использовать в качестве рабочей базы — такой вариант почти всегда оказывается более удачным, чем теснота в одном доме.

Как мы это делаем

Когда руководство или компания обращается к нам с просьбой подготовить предложение по проведению выездного мероприятия, мы направляем единое предложение, включающее короткий список подходящих вилл, письменное подтверждение формата встречи, предлагаемый график организации питания, план трансфера и структуру счетов, готовую к рассмотрению финансовым отделом. Цены, которые мы указываем в предложении, соответствуют тарифам виллы — без наценки платформы, включённой в общую сумму — а любые дополнительные расходы на аудиовизуальное оборудование, фасилитаторов или приглашённых шеф-поваров указываются отдельно.

Если вы планируете недельный выезд своей команды на остров, отправьте краткую заявку — с указанием дат, количества участников и примерного плана мероприятий — и один из наших сотрудников на Koh Samui ответит вам в течение одного рабочего дня.